imagesutrennee-soveschanie-u-direktora-kak-mne-vse-thumb.jpg

Проведение совещаний

Правило №9. Участие руководителя в совещании нужно ограничить. Правило №2. Нужно установить точное время проведения совещания. Правило №8. Обязательный план действий в конце совещания. Следовательно, поручения и решения, озвученные во время совещания, просто повисают в воздухе. Следует разослать повестку совещания своим сотрудникам в понедельник. Поэтому стенографирование проводимых совещаний стало для меня обязательным правилом.

Плохая организация и проведение совещаний приводит действительно к серьезным последствиям. Самые безобидные последствия – просто испорченный день, но иногда неудачное проведение совещаний может спровоцировать банкротство компании в дальнейшем.

Эффективное и быстрое проведение совещаний возможно лишь при условии, что сами сотрудники понимают – это заседание тоже нужно считать важной работой. Достаточно вспомнить об ошибочной фразе «Ну что же, совещание закончено, а теперь давайте вернемся к работе».

Этапы подготовки и проведения эффективного совещания

Например, каждый раз на первую часть совещания («чтения») приходят секретарь и главбух. Сотрудники стали с бóльшим интересом собираться на утренние совещания. При неправильном выборе дня, на который запланирована организация совещания, повестка не способна будет дисциплинировать собравшихся (а для этого она и предназначена). К примеру, в компании по традиции совещания организуются по понедельникам – а отправленная в пятницу повестка за выходные сотрудниками просто забывается.

Поэтому при такой организации совещание может стать просто бесполезной тратой времени (посчитайте, сколько финансово стоят 3 часа работы 5 сотрудников компании). Даже правильная организация совещания, со следованием регламенту, повесткой и конструктивными обсуждениями, может не принести желаемого результата.

На самом деле стоит учитывать отсутствие фиксации договоренностей, достигнутых во время совещания. Конечно, многие наши читатели могут возразить, что фиксируют всю информацию на совещаниях в своих ежедневниках. Просто после совещания люди забывают об информации, которая озвучивалась и обсуждалась на совещании. Для этого направил секретаря на прохождение курса. Теперь в нашем архиве находятся стенограммы по всем совещаниям.

Следует после совещания всем напомнить про поручения с помощью электронного письма, записи в CRM-системе либо других программах, которые применяются для планирования деятельности компании. Рассмотрим полезные правила проведения совещания, которые позволят достичь максимального эффекта от мероприятия. Можно для начала обсуждать проблему в рамках совещания небольших групп, с утверждением консолидированного решения, которое будет поставлено на большом совещании.

Опыт подсказывает – когда совещание назначается на 14:00, то начинается в лучшем случае в 14:10. Если же запланировать совещание на 10:13, то сотрудники будут воспринимать это буквально. Правило №3. Письменная повестка дня. Вне зависимости от краткости проводимого совещания, обязательно нужно предусмотреть письменную повестку, которая будет заранее раздаваться всем участникам. Поскольку совещание в противном случае может перерасти к стандартным дебатам.

​Как провести совещание, чтобы оно было на все 100 полезным

Не нужно позволят основным ораторам брать управление совещанием под свой контроль. В случае спора между двумя участниками совещания, которые перестали обращать внимание на остальных, можно внести изменения в формат собрания, чтобы оно стало, к примеру, встречей двух противников. Правило №5. Краткие и ёмкие выступления. Тема совещания и суть предложений участников можно указывать на большом листе бумаги либо на доске – чтобы были заметны для каждого.

Стоит поощрять участников совещания сформировать четкий план действий, который станет результатом встречи. Присутствуйте по возможности лишь на совещаниях, на которых действительно необходимо находиться. На совещание нужно приглашать людей, присутствие которых действительно необходимо.

Причина – бесконечные бесплодные совещания, на которых решения не принимались, а откладывались. Как раз тогда мы вспомнили об очень простом методе, как проводить совещания, и решили его опробовать.

Причем каждый участник совещания смог (а главное – захотел!) высказаться, был услышан и точно знал о своем вкладе в общее решение. 4. Фотографируйте полученные на каждом этапе итоги. Даже если Вы будете использовать несколько досок или листов, фотографии могут пригодиться после совещания.

На самом деле отделять совещания от работы не нужно – ведь их значение для коллектива не менее значимо. Ведь на выходных все отдохнули и сейчас полны сил, оставив позади волнения и проблемы прошлой недели, можно активно заняться работой. С недавних пор заметил, что сотрудники приходят на эти планерки как на что-то рутинное: у людей сонный вид, нет живости в глазах, начали даже слегка опаздывать.

Совещание должно быть посвящено лишь важным темам, для обсуждения которых необходимо участие со стороны всех собравшихся. При проведении совещания нужно подумать над тем, как разнообразить темп, формат и стиль выступлений. Шаг 1. Запишите тему. В начале совещания обозначьте тему, обсудив которую вам нужно принять решение.

Читайте также:

Похожее